Kann ich als Privatmann einen Gerichtsvollzieher beauftragen? Oder wann wird der aktiv?

DU kannst ein Inkassounternehmen beauftragen, die bemühen dann ggf. ein Gericht und das bestellt dann ggf. den Gerichtsvollzieher.
Das Inkassounternehmen kannst Du auch weg lassen und gleich vor Gericht gehen.
Auf jeden Fall brauchst Du einen "vollstreckbaren Titel", sonst gibt's keinen Kuckuck.

Ein Gerichsvollzieher wird vom jeweiligen Gericht beauftragt und das bedeutet, dass entweder ein Prozess stattgefunden haben muss, oder aber wenn das Verfahren über einen Rechtsanwalt läuft. Du als Privatperson kannst ihn leider nicht einfach so "engagieren"!

Ein Gerichtsvollzieher wird nicht vom Gericht beauftragt. Der Gläubiger (derjenige der Geld zu bekommen hat) oder sein Vertreter (Rechtsanwalt o. Inkassobüro) beauftragen den Gerichtsvollzieher mit der Vollstreckung aus Urteil, Vollstreckungsbescheid,Vergleich, notarieller Urkunde o.ä.
Ähnlich sieht es bei der Zustellung aus: derjenige, der ein Schriftstück zugestellt haben will beauftragt den Gerichtsvollzieher mit der Zustellung.
Sie können also als Privatmann/-frau jederzeit einen GV beauftragen, wenn Sie gegen jemand einen vollstreckbaren Titel haben oder etwas zugestellt haben möchten oder beides.